Administrera som deladministratör

Det går att få begränsad administratörsrättighet till vissa funktioner. Det kan vara användbart om fler än en person behöver administrera vissa funktioner. Ett exempel kan vara när en person ska ansvara för vyer och mallar för sin gruppering/avdelning. Vi kallar personen för deladministratör i denna beskrivning.

Den vanliga systemadministratören är den som har fullständiga rättigheter till administrationen och det är systemadministratören som måste skapa de administratörsmappar som sedan deladministratören kan administrera.

Begränsad administrationsrättighet kan ges till följande administrationsgränssnitt:

Vyer
E-postmallar
Formulärmallar
Snabbfunktioner
Avancerad sök
Transaktionsvyer
Datakällor
Grupper

Rättighet

Det krävs att systemdesignern har gett behörighet (token) för den roll som ska få begränsad administration till det aktuella administrationsgränssnittet. Det kan vara en eller flera av dessa tokens:

Administration - Avancerad sökning - Begränsad
Administration - Datakällor - Begränsad
Administration - E-postmallar - Begränsad
Administration - Grupper - Begränsad
Administration - Mallar - Begränsad
Administration - Snabbfunktioner - Begränsad
Administration - Vyer - Begränsad (även transaktionsvyer)
Administration - Användarvyer - Begränsad

Därefter krävs att systemadministratören skapat en administrationsmapp i det aktuella administrationsgränssnittet och gett rollen behörighet för att administrera mappen. Men rättigheter måste även ges till de roller som ska kunna se och använda objektet, t.ex. vyn, mallen etc.

Om begränsad administration ska göras i Datakällor och Grupper hanteras detta på ett annat sätt. Då är det endast administrationsbehörighet som behöver ges. Läs mer i avsnittet Behörighet till datakälla och grupp längre ned i detta avsnitt.

Administrationsmapp

För att ge begränsad behörighet till nedanstående funktioner behöver systemadministratören skapa en administrationsmapp i gränssnittet. Då kan innehållet i mappen administreras av deladministratören som har rätt att redigera, kopiera, skapa eller radera objekt.

Administrationsmappar kan göras i följande gränssnitt och skapas på samma sätt:

Vyer
E-postmallar
Formulärmallar
Snabbfunktioner
Avancerad sök
Transaktionsvyer
Användarvyer

Skapa administrationsmapp

Skapa ny administrationsmapp (vårt exempel görs i vyadministrationen):

Öppna administrationsgränssnittet och den aktuella modulen.
Klicka på knappen Lägg till mapp.
Ett fönster öppnas där du anger Namn och Beskrivning på mappen.
På fliken Behörighet lägger du till de roller som ska kunna administrera det som läggs i mappen.
På dessa väljer du nivå Administrera.
Lägg även till de roller som ska kunna se och använda objekten som läggs i mappen, till exempel vyer, mallar etc.
På dessa roller väljer du nivå Använda.
Kryssrutan Ärv behörighet kan markeras om samma behörighet ska sättas som mappen som ligger ovanför i strukturen.
Avsluta genom att klicka på Spara.

En mapp för Supportens vyer skapas och rollen "Supportansvarig" får behörighet att administrera och rollen "Supportgruppen" har rätt att se vyerna.

Om namn eller behörigheter behöver ändras på en mapp så använd knappen Mappegenskaper.

Det går också att skapa administrationsmappar för att få mer ordning och reda. Vi har t.ex. i Vyadministrationen skapat mappar för Rapporter och Självservice i vissa moduler. Detta för att i mapparna kunna lägga in de vyer som används i just rapporter eller Självservice. Det kan vara bra att särskilja dem. På samma sätt går det att skapa egna mappar för att praktisk dela upp olika typer av vyer, mallar etc.

Om mappen endast läggs upp för att strukturera vyer, mallar etc. och du som systemadministratör själv ska administrera dessa, behöver ingen deladministratör få behörighet till mappen.

Flytta objekt till administrationsmapp

När mappen är skapad kan systemadministratören flytta befintliga objekt t.ex. vyer, mallar etc. till den nya mappen. Det görs på följande sätt:

Markera de objekt (vyer, mallar etc) som ska flyttas.
Klicka på knappen Flytta ...
Knappen har olika namn beroende på vad som ska flyttas, t.ex. Flytta vyer, Flytta mallar etc.
Ett fönster öppnas där du väljer till vilken mapp de markerade objekten ska flyttas.
Klicka OK.
Behörigheterna till objekten som flyttats in i den nya administrationsmappen behöver kompletteras så att deladministratören får rätt att administrera. Gör det genom att öppna objektet och fliken Behörighet.
Markera kryssrutan Ärv behörighet.
Det gör att samma behörighet som gäller för mappen gäller på objektet. Vid behov kan du enkelt ändra behörighet på mappen, så slår det igenom för alla objekt i mappen.

Det är också möjligt att överstyra behörigheterna på ett objekt i mappen om det är andra roller som ska få behörighet till objektet. Då ska inte kryssrutan Ärv behörighet vara markerad. Lägg istället till alla roller och ange nivå till Använda eller Administrera.
När behörigheterna är ändrade avsluta med att Spara.

Radera administrationsmapp

Om en administrationsmapp ska raderas markerar du mappen, klickar på Mappegenskaper och klickar på Radera-knappen. Viktigt att känna till är att då raderas även innehållet i mappen.

Skapa nya objekt i administrationsmapp

Det går även att skapa helt nya objekt genom att välja Lägg till... när du öppnat mappen. När nya objekt läggs till i en mapp så ärvs behörigheterna från mappen.

Behörighet till datakälla och grupp

För att ge begränsad behörighet till datakällor och grupper behöver systemadministratören ge behörighet till de objekt som deladministratören ska kunna administrera. Det görs på olika sätt beroende på om datakällan är den högsta nivån eller om det är en datakälla i underliggande nivåer. I vårt exempel börjar vi med att deladministratören ska få rättighet att administrera datakällan Typ och dess innehåll samt datakällan. Därefter ska den få rättighet till innehållet i Tjänst som ligger under Kategori, men utan att få rätt till annat som finns under Kategori.

Ge rättighet till datakälla/grupp (vårt exempel görs i datakälla):

Öppna administrationsgränssnittet och den aktuella modulen.
Öppna objektet du vill ge behörighet till. I vårt exempel öppnas Typ.
På fliken Behörighet lägger du rollen som ska kunna administrera.
Avsluta genom att klicka på Spara. De datakällor/grupper som ligger under denna kommer då att ärva administrationsbehörigheten. Dessa visas i listan med kursiv stil.
Om någon datakälla/grupp inte ska administreras av deladministratören öppnas den och fliken Behörighet, där avmarkeras kryssrutan Ärv behörighet och de roller som inte ska ha rättighet tas bort. Efter att ha sparat inställningen visas datakällan/gruppen inte längre i kursiv stil.
För att ge administrationsbehörighet till datakällan Tjänst och dess innehåll, öppnar du Tjänst och fliken Behörighet.
Som standard ärver alltid datakällan behörigheter från ovanstående nivå. Men denna datakälla ska ha en annan behörighet så då avmarkeras kryssrutan Ärv administrationsbehörighet. Sedan lägger du till roller som ska få administrationsbehörighet och sparar.

Deladministratören får rättighet till datakällan Tjänst och dess innehåll. Eftersom datakällan inte längre ärver behörighet från Kategori kommer den inte visas med kursiv stil.

Administration för deladministratörer

Administration i mappar

Som deladministratör kan du administrera den mapp du har behörighet till och innehållet i mappen. Du kan redigera, skapa, kopiera och radera objekt.

Om du vill läsa hur du administrerar objekt kan du läsa i respektive administratörsmanual, t.ex. Administrera vyer, Administrera e-postmallar etc.

Som deladministratör kan du inte se andra objekt än den mapp och innehåll som du har behörighet till.

Deladministratören har inte rättighet till fliken Behörighet när ett objekt redigeras, kopieras eller nya objekt skapas. Objekten ärver alltid behörighet från mappen. På detta sätt kan inte deladministratören själv ändra behörigheter. Det är endast systemadministratören som har rätt att göra det.

Administration i datakällor och grupper

Som deladministratör kan du administrera den datakälla/grupp du har behörighet till och innehållet i den. Du kan redigera, sortera, lägga till och radera objekt. Du kan också skapa undernivåer till datakällan/gruppen. Om du vill läsa hur du administrerar datakälla eller grupp kan du läsa i respektive administratörsmanual, d.v.s. Administrera datakällor och Administrera grupper.

Som deladministratör kan du inte se andra objekt än den datakälla/grupp och innehåll som du har behörighet till. Dock visas nivåer ovanför en datakälla för att deladministratören ska förstå under vilken datakälla objektet ligger. T.ex. visas Kategori för att förstå att Tjänst är en undernivå till denna. Men deladministratören har inga rättighet till Kategori.

Deladministratören har inte rättighet till fliken Behörighet när ett objekt öppnas. På detta sätt kan inte deladministratören själv ändra behörigheter. Det är endast systemadministratören som har rätt att göra det.