Administrera grupper

Allmänt

Grupper används för att gruppera användare i funktioner, organisation eller kompetenser. Detta kan sedan användas till att t.ex. tilldela ärende till grupp. Ett exempel på användningsområde är att gruppera personal som arbetar med support i första linjen, andra linjen osv. och projektledare, säljare kan vara andra grupper.

Grupper kan skapas i en trädstruktur. Börja med att tänka ut vilka nivåer som ska användas innan arbetet med att skapa grupperna påbörjas.

Skapa grupp

Grupper skapas och redigeras under Kontrollpanelen > Grupper. Markera den grupp där du vill skapa en undergrupp. Vill du att gruppen ska vara en "rotgrupp" ska du markera Rot. Välj Lägg till och namnge gruppen, ange beskrivning.

Namn

Ange gruppens namn i fältet Namn. Detta namn kommer att presenteras för användare, så välj ett namn som är logiskt.

Beskrivning

Beskrivning är en beskrivning av gruppen. Detta presenteras för användare om de söker efter grupper i fälttypen Gruppsök.

Gruppchef

Ange vem som är ansvarig för gruppen. Detta används för tillfället inte i systemet.

Behöver du redigera eller radera en grupp så väljer du gruppen och klickar på knappen Egenskaper. Därefter kan du redigera, lägga till användare eller radera gruppen.

Lägg till användare i grupp

Öppna gruppen där användare ska läggas till. Välj fliken Användare och klicka på knappen Lägg till användare och markera de användare som ska läggas till genom att markera kryssrutan framför namnet.

Vill du ta bort användare ur gruppen gör du det på fliken Användare och markera det som ska tas bort och därefter klicka på knappen Radera markerade.

Om en användare ska läggas in i ett flertal grupper eller raderas från flera grupper kan det vara enklare att göra det på användarkontot istället. Läs mer om detta i administratörsmanualen Administrera användarkonton.

 

Sortera grupper

För att sortera grupperna markerar du rotgruppen eller den grupp som ska sorteras. Klicka på knappen Sortera. Genom att dra och släppa eller använda pil-knappar ändrar du ordningen.

Flytta grupper i trädstrukturen

Om en grupp har hamnat fel i trädet eller kanske behöver flyttas till en annan grupp så går det att flytta genom att klicka på knappen Flytta grupper. Då aktiveras möjligheten att klicka och dra i grupperna för att flytta om i trädet.

Det är viktigt att tänka på att om en grupp som används på t.ex. ärenden, flyttar till en annan grupp så behöver man se över om det finns inställningar i formulär, regler som gör att gruppen inte längre visas där den ska.

Begränsad administratörsbehörighet

Det går att få begränsad administratörsrättighet för att administrera vissa grupper. Det kan vara bra när en person ska ansvara för grupper för sin gruppering/avdelning. Då används fliken Administrationsbehörighet. Du kan läsa mer om detta i administratörsmanualen Administrera som deladministratör.