Administrera automationsregler

Det går att sätta upp vissa regler i ert system. Regler kan göra att en aktivitet startar när man gör en viss händelse.

Olika typer av regler

• Formulärregler körs när man arbetar i ett formulär.
• Objektregler körs precis innan eller efter ett objekt sparas i databasen.
• Meddelanderegler körs när meddelanden kommer in.
• Eskaleringsregler körs för flera objekt när någon händelse inträffar.
• Snabbfunktioner körs när en användare vill utföra aktiviteter i ett objekt eller i flera objekt samtidigt från en vy.

Några exempel på regler är:

Välj organisation	Startar när du i ärendet skriver anmälarens namn. Regeln söker då fram vilket företag som anmälaren är kopplad till och fyller i företagets namn.
Kalkylera prioritet	Räknar ut prioritet utifrån påverkan och brådska.
Beräkna stopptid	Beräknar stopptid utifrån tid som angetts för vald prioritet (SLA).
Uppdatera underärende	Uppdaterar underärende med information från huvudärende.
Notifieringsmail	Skickar automatiskt e-post till handläggare när e-post inkommer på ärende.

För att se vilka funktioner som kan användas i de olika reglerna kan du läsa i designmanualen Funktioner i regler. Vill du se flera exempel på användbara regler och konfigurationer kan du läsa i designmanualen i avsnittet Konfigurationsexempel. Läs mer i de olika regelavsnitten för mer information.

Administrera regler i listan

Listorna för att administrera regler skiljer sig åt. Vi förklarar i detta avsnitt hur listan över formulärregler ser ut. Övriga listor kan ni se i respektive avsnitt.

Listan visar regler för en modul åt gången. Vissa fält visar förklarande information när man för muspekaren över fälten i listan. Exempelvis ser man hur konfigurationen i regeln är gjord genom att föra muspekaren över funktionen i regellistan.

I listan över regler går det göra viss administration av flera regler samtidigt, exempelvis aktivera, inaktivera och radera. På detta sätt slipper du öppna varje regel för att exempelvis aktivera flera regler samtidigt.

Behöver du leta efter en regel går det att söka efter ord i t.ex. namn eller beskrivning. Det går också att filtrera bland reglerna, vilket kan vara användbart om man till exempel vill söka fram vilka regler som finns på incidenter och med en viss funktion, exempelvis Automatisk e-post.

Det är möjligt att filtrera på:

• Objekttyp
• Ändrat fält
• Fältregel
• Funktion
• Aktiva eller inaktiva regler

För att få en enkel sammanställning över regellistan kan en export göras till Excel. Det är inte all information från regeln som följer med, men kan ändå vara ett stöd för att ha dokumentation över reglerna.

Sortering av regler

Det kan vara viktigt att formulärregler körs i rätt ordning, t.ex. om du har en regel för att beräkna prioritet och en annan regel för att beräkna stopptid från prioritet. Då är det viktigt att regeln som räknar prioritet körs innan den som ska räkna ut stopptiden, eftersom den utgår från prioriteten.

Klicka på Sortera-knappen för att sortera reglerna. Sortera regler med hjälp av Pil upp och Pil ned eller genom att klicka och dra. Kom ihåg att avsluta med att Spara.

Kopiera regler

Behöver du skapa en ny regel som liknar en annan kan du kopiera regeln och göra de ändringar du behöver i den nya regeln.

Information om regeln

Längst ned i administrationsgränssnittet visas uppgift om när regeln är skapad, uppdaterad och även när den senast användes. Genom att hålla musen över informationen om senast använd går det också att se hur många gånger regeln har använts sedan ni uppgraderade till release 2020.11.